ToDoではなくスケジュールに入れてしまおう : JK徒然日記

2019年05月30日

ToDoではなくスケジュールに入れてしまおう

私は、潔癖症な割におおざっぱな性格で、あまりスケジュール管理が得意な方ではありません。
そんな私が仕事でスケジュール管理をする唯一の方法があります。

それは、自分のスケジュールに、ゴールから逆算して「すべきこと」をすべて、スケジュールに書き込んでしまうことです。
私は普段、Notesというグループウェアを利用していて、それでスケジュール管理をしています。

例えば、1ヶ月後に、あるお客様に対して重要な提案プレゼンをすることになっていたとします。
そうすると、そこから逆算して、1週間前までに、会社の関係者で最終プレゼンを行う予定を、スケジュールに入れてしまいます。
スケジュールを入れる際に、Notesでは会議招集できますので、関係者に会議の参加を募ることもできます。

さらにその1週間前には、各ベンダーと、必要となる機材の見積もりや調整が必要となるため、その手配のためのスケジュールを入れます。
自分だけのタスクであっても、スケジュールにどんどん入れていきます。

コツは、やや時間が足りないかなという程度の時間で、スケジュールを入れておくことです。
そうすると、一日に様々な打ち合わせやタスクが入っても、どうにか17時までに仕事を終わらせようと努力しますので、漫然と業務をすることが無くなり、時間と効率を常に考えた一日を送ることができます。

そして、この方法の一番のウリは、一日、一日、スケジュール通りに作業や打ち合わせをこなせていけば、自然とゴールに向かって、仕事が進んでいくということです。

これがToDoで管理していると、時間軸が見えにくくなりますので、どうしてもやりたくないなぁって仕事や、これは後でもいいやって仕事は、後回しになってしまい、ToDoリストが一向に減らなくなり、自己嫌悪に陥ります。精神衛生上良くないですよね。

立場上、「夜のお仕事」(笑)が増えてきましたし、元々、残業が大嫌いなので、この管理方法でできるだけ、夜をフリーにするようにしています。
すると、英会話に通えたり、家で美味しいビールが飲めたり、本が読めたり、自由な時間が増えますね。

ただ、障害対応やトラブル対応時、緊急の決裁承認だけは、どうにもなりませんので、休日だろうが、深夜だろうか、対応しなくてはなりませんが。。。
また、何か新たな思考やトライを考える場合だけは、朝に自宅で仕事するようにしています。例えば朝4時に起きて、思いを巡らせるとかです。朝は夜に比べて生産性が2〜3倍になります。
posted by jouji117 at 01:00| 香川 | Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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